El Home Office y los Contadores

En una entrada anterior te hablé de información acerca del home office en los tiempos que estamos atravesando, sin embargo hoy particularmente me gustaría hablarte desde un enfoque y punto muy particular.

El pasado 7 de abril el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C. (IMCP) solicitó al gobierno federal atender su solicitud de postergar la declaración de impuestos.

Y pese a la emergencia sanitaria que vive México por el covid-19, el SAT no contempla una prórroga para la declaración anual correspondiente a 2019 tanto para personas físicas como para las personas morales, por lo que las fechas previstas se mantienen vigentes.

En Alabóol Technologies estamos conscientes de lo indispensables que son los contadores en el día a día de las empresas, y dadas las circunstancias anteriormente mencionadas quiero compartir contigo información que te sea de utilidad ya que es el mandato de este blog maab.

Ya sea que me leas desde la comodidad de tu escritorio o en algún área de tu casa, te invito a continuar esta lectura que estoy seguro te servirá.

Diferencias entre teletrabajo, home office y freelance

Para disipar las dudas que puedan existir entre estos tres conceptos, considerando que puedan existir dudas, recurro a información que el Colegio de Contadores Públicos de México compartió el año pasado cuando recién se aprobó la ley del home office o teletrabajo.

En el caso del freelance es muy claro que sólo existe una relación cliente y prestador de servicios, no hay una relación de trabajo ya que la persona realiza sus actividades de manera independiente.

En el home office y el teletrabajo existe una relación laboral con prestaciones y una supervisión por parte de un patrón hacia un trabajador, y a simple vista la diferencia es muy sutil entre ambas modalidades.

En el teletrabajo el empleado puede llevar a cabo sus actividades desde su domicilio o desde un lugar diferente a la oficina que él elija y ese será su base de trabajo.

El home office es una forma que manejan las oficinas donde los empleados tienen la oportunidad de trabajar algunos días u horarios desde casa, pero su base laboral es la oficina.

Por la declaración de impuestos en puerta y la contingencia por el coronavirus, será el home office el esquema que lleves a cabo en las semanas en curso para poder continuar con tus deberes y pendientes.

Beneficios del home office para contadores

Como contador, esta profesión se puede llevar a cabo de manera tranquila en casa y sin la necesidad de salir; y si una vez terminada la cuarentena decides quedarte y seguir con el home office, es una buena opción.

Entre los principales beneficios de que tú y tu equipo de colaboradores realicen sus actividades desde casa están el ahorro de traslado, minimizar riesgos, reducción de costes operativos y bajo buenas condiciones mejor concentración y aumento de productividad.

Existen carteras de clientes que acudirán contigo, ya que no existe la necesidad de salir, con una computadora y tus documentos en físico puedes realizar tus labores sin inconvenientes.

¡Eso sí! No olvides tener al igual que tus contadores un área exclusiva para realizar tus actividades sin distracciones. Para tips acerca del home office efectivo consulta nuestra entrada El home office en tiempos del coronavirus.

El home office y los resultados

Me voy a permitir ser un poco más profundo e ir más allá de los temas obvios que ya abarcamos.

Como líder o jefe voltea el enfoque hacia tu equipo de trabajo del despacho ¿qué podrías hacer para que tengan un mejor desempeño y estén más contentos con su trabajo?

Sabemos que como profesión la contaduría es demandante y rigurosa, de ahí el respeto que yo y muchos tenemos hacia ella.

Derivado de lo anterior y más allá de la situación inusual que estamos atravesando me gustaría le dés valor a que los beneficios del home office que son más atemporales de lo que parece y pueden tener una gran influencia en los resultados.

En una investigación sobre el home office para una empresa de la Ciudad de México (empresa cuya identidad se mantiene reservada por petición al tesista) se llegó a las conclusiones siguientes:

  1. La frecuencia adecuada de home office para dicha empresa es de tres días por semana.
  2. Existe una reducción de 30% en el costo de los servicios como agua, luz, Internet, limpieza y estacionamiento.
  3. 39% de las personas incrementó su desempeño y este fue evaluado como alto.
  4. La inversión realizada para proveer de computadoras y teléfonos móviles se recuperó en el cuarto mes.

Con base en lo anterior, no se puede dar por hecho que todos se van a adaptar al esquema, sin embargo los resultados pueden llegar a ser muy favorables.

Y seamos sensatos, como estamos acostumbrados a tener bajo nuestras instrucciones al personal que coordinamos, entonces no comprendemos cómo se gestiona algo que no se puede percibir de manera tangible: la productividad.

En gran medida nos causa temor la libertad que tendrán los colaboradores de tu despacho, pero el principio básico de este esquema es confiar y fundamentar tres principios indispensables: Define, mide y mejora.

Define objetivos y acuerdos, mide resultados y desempeño para usarlo como base para su mejora.

¡Ármate de las herramientas y soluciones tecnológicas necesarias! Es una inversión que hará de la gestión y medición algo de clicks y así podrás saber a quienes sí y a quienes no les funciona esta modalidad.

¡Ah! Y algo más, no te olvides de tus clientes; ante todo el reto es no perderlos y más que nada garantizar que seguirán contentos y satisfechos con la atención y servicios que les brindas.

Conclusión

Trabajar desde casa es una modalidad que se caracteriza por la flexibilidad, pero eso no significa que esté exenta de ser evaluada como si fuera un trabajo presencial.

¡Pero ojo! No nos vayamos a los extremos, la evaluación va de una gestión remota que fácilmente puede convertirse en una sobre-gestión que puede terminar abrumando a tus contadores.

Los contadores de tu despacho tienen que tener una herramienta de seguimiento de tiempo administrada por él y basada en objetivos acordados y definidos con su jefe, eso lo hará muy productivo por su autogestión.

El secreto al final está en generar protocolos y políticas de comunicación con los empleados, las videoconferencias son muy útiles en los casos donde los colaboradores están acostumbrados a la interacción con sus compañeros, para quienes no, existe la comunicación asincrónica.

Por último y ya para finalizar, ten siempre presente los tres principios «define, mide y mejora», cuya efectividad en tu despacho recae en el compromiso de los colaboradores, su disposición y la calidad de su entorno de trabajo remoto.

Antes de despedirme quiero desearte mucho éxito en tus actividades y declaraciones anuales, y también te invito a conocer más acerca de maab, la solución más completa en el mercado para despachos contables.

¡Hasta la próxima!

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