Comunicación Asíncrona y Síncrona en tu empresa

A finales de 2019 se pronosticaba que el 2020 sería el año del trabajo distribuído y el trabajo remoto, poco sabíamos que sería una necesidad a tan corto plazo.

En la actualidad, se han introducido nuevas formas de transmisión de la información, que agilizan y facilitan el intercambio de información, lo que permite a las empresas mejorar su comunicación interna y externa, ganando en competitividad.

A su vez, la globalización y las nuevas tecnologías están modificando la forma de trabajar de las organizaciones.

Ya no es necesario que todos los empleados estén en un mismo centro de trabajo, sino que hoy día es posible y eficaz desempeñar las funciones desde diferentes lugares y horarios.

En este contexto, la comunicación asíncrona juega un papel fundamental en medio para aumentar la productividad de las compañías, especialmente en circunstancias como las que atravesamos en las que el home office está siendo la modalidad adoptada por un gran porcentaje.

Pero ¿qué diferencias hay entre la comunicación síncrona y la asíncrona y cómo se lleva a cabo dentro de las organizaciones?

Concepto de comunicación síncrona y asíncrona

Al hablar de comunicación síncrona y asíncrona se hace referencia a dos modalidades de intercambio de información dependiendo de la simultaneidad con la que se envía un mensaje y se recibe o recibirá una respuesta.

Entonces la comunicación síncrona sería en la que los usuarios interactúan en tiempo real y en la comunicación asíncrona la comunicación es en tiempos diferentes.

Un ejemplo de comunicación asíncrona son los correos electrónicos, ya que al enviar un mensaje éste se puede leer en cualquier momento; en el caso de la comunicación síncrona una llamada sería un ejemplo por tener interacción y comunicación al mismo tiempo entre los participantes.

Tipos de comunicación síncrona y asíncrona

De acuerdo al libro fundamentos de la comunicación humana, los medios de comunicación a través de la tecnología se pueden agrupar en categorías:

Comunicación asíncrona de usuario a usuario: cuando el contenido es enviado por un emisor a un receptor concreto, como ocurre con una aplicación de mensajería instantánea.

Comunicación asíncrona entre múltiples usuarios: en el caso de que el mensaje esté dirigido a un grupo de personas, como es el caso de un foro de discusión en una página web.

Comunicación síncrona de usuario a usuario: si se trata de conversaciones personalizadas y simultáneas, como una llamada por FaceTime o Skype.

Herramientas de comunicación síncrona y asíncrona

Se tratan de herramientas de frecuente uso en la comunicación corporativa. Así, dentro de la comunicación síncrona, utilizamos las siguientes:

Audio conferencia: consiste en una llamada de voz, ya sea por teléfono o por algún otro programa informático; permite hablar a dos personas en tiempo real desde diferentes sitios.

Videoconferencia: posibilita mantener conversaciones con audio y vídeo de forma simultánea y es habitual para reuniones entre trabajadores o proveedores, que físicamente se encuentran en zonas geográficas diferentes.

Chat: permite a varias personas comunicarse en tiempo real, a través de mensajes de texto. Es empleado tanto para la comunicación interna de los trabajadores, como para la atención a los clientes.

Mensajería instantánea: a través de ella, los interlocutores pueden intercambiar información (principalmente texto, pero también audios, vídeos y documentos) en tiempo real. Whatsapp sería el caso más popular, aunque en el ámbito empresarial también es frecuente el empleo de Google Meet.

En cuanto a los instrumentos de comunicación asíncrona, encontramos:

Email: es el medio asíncrono más extendido y permite a un emisor enviar información a una persona, que la verá cuando abra el mensaje concreto.

Listas de distribución: utilizando el mismo sistema de correo electrónico, las listas de distribución permiten hacer que el mensaje llegue a más de un destinatario, previamente determinados por categorías o filtros.

Foros de debate: consisten en sitios web donde los trabajadores pueden plantear preguntas, esperando que otra persona las conteste, o responder cuestiones previamente realizadas por otros compañeros.

Wikis: se trata de webs cuyo contenido puede ser editado por cualquier usuario.

Documentos compartidos: hace referencia a espacios web en la nube o la intranet, donde los empleados pueden acceder a diferentes documentos online para su edición conjunta.

La comunicación asíncrona en la empresa

La comunicación asíncrona posibilita que los profesionales dispongan de la libertad de atender los mensajes según su propio cronograma.

Aunque pueda creerse que la comunicación simultánea es más efectiva, pues permite a las personas resolver las dudas y problemas en tiempo real, lo cierto es que la comunicación asíncrona aumenta la productividad y el rendimiento de los equipos, ya que reduce las interrupciones en el trabajo.

Los trabajadores del conocimiento requieren una concentración demandante para actividades que lleven un proceso ya sea creativo, logístico, administrativo o directivo.

De hecho, según el estudio How Do Your Time Management Skills Stack Up?, elaborado por Mark Murphy, más del 71% de los empleados reconoce que sufre interrupciones frecuentes durante su jornada laboral, lo que les impide avanzar al ritmo deseado y frena su capacidad de concentración en las tareas prioritarias.

Y es una realidad, imagina que cuando tratas de hacer un trabajo de pensamiento profundo, por ejemplo, escribir un informe, finalizar una declaración, completar revisiones de rendimiento o plantear proyecciones de ventas, es casi imposible mantener una línea de pensamiento convincente cuando te bombardean con interrupciones.

Ventajas de la comunicación asíncrona

En este sentido, según expone el artículo Synchronous vs. Asynchronous Communication: 5 Reasons Why Asynchronous Communication Is the Future, de Status, la comunicación asíncrona es el futuro por varias razones:

  • Hace posible que los profesionales respondan y actúen según sus propios términos.

  • Permite que todos los colaboradores sean proactivos, en lugar de reactivos.

  • Posibilita que los trabajadores se concentren en su trabajo sin sufrir interrupciones constantes.

  • Brinda la oportunidad de pensar dos veces, lo que reduce los errores y da lugar a mejores soluciones, pues la mayoría de las personas no toma las mejores decisiones cuando son presionadas para responder en el acto.

  • Aumenta la capacidad de organización y gestión del tiempo de los empleados, ya que pueden decidir cuándo revisar sus mensajes y cuándo responderlos.

  • Genera un registro de comunicación al que se puede acceder en todo momento para realizar cualquier consulta cuando lo necesite.

  • Permite la comunicación de manera efectiva con equipos remotos distribuidos en diferentes zonas horarias.

En definitiva, la comunicación asíncrona significa que los empleados ya no necesitan atención especial para responder a solicitudes sin importancia o tediosas, alivia la presión de reaccionar de inmediato para artículos no urgentes, elimina distracciones y permite un mejor enfoque y menos estrés.

Cómo usar la comunicación asíncrona en el contexto laboral

Ahora bien, para que la comunicación asíncrona sea eficaz en los entornos de trabajo, es necesario seguir una serie de buenas prácticas:

Ofrecer información suficiente al destinatario. Al no ser simultánea, la comunicación asíncrona no permite que el receptor plantee dudas en tiempo real, por lo que es importante que el emisor incluya todos los datos relevantes en su mensaje, tratando de dar respuesta a posibles cuestiones. De otro modo, caeríamos en un intercambio de mensajes con preguntas de seguimiento que ralentizarían la comunicación.

 

Establecer fechas límite. Si bien la comunicación asíncrona permite a cada persona organizar su agenda de trabajo, no hay que obviar la Ley de Parkinson, que establece que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine. Para evitar una continua procrastinación, es esencial incluir plazos para dejar claro a los compañeros cuán de urgente es la tarea.

 

Aportar recursos útiles. En este mismo sentido, es conveniente adjuntar al mensaje todos aquellos documentos (artículos, enlaces, imágenes…) que sean de utilidad para el receptor. Por ejemplo, si enviamos un email a un compañero solicitándole que revise el informe de ventas, es importante adjuntar dicho archivo, para facilitar el flujo de información.

 

Establecer notificaciones de control. Otra forma de optimizar la comunicación asíncrona es informando al resto de trabajadores nuestro estatus, es decir, si estamos o no en línea, si estamos de vacaciones o si, sencillamente, no queremos que nos interrumpan porque estamos concentrados en un proyecto.

Conclusión

Independientemente del home office, la comunicación asíncrona es una buena práctica a realizar en las empresas por todos los beneficios antes mencionados.

En este punto es oportuno destacar la importancia de tener una buena PLANIFICACIÓN. Ésta aporta a prever momentos donde tomar decisiones en conjunto es clave.

El inicio de un proyecto, para su planificación inicial y alineación de procesos, roles y objetivos por ejemplo. O el cierre del mismo en caso de ser necesario tomar decisiones de último momento o compartir los resultados. 

Esto permite agendar con tiempo las reuniones cada ciertos periodos o en determinadas etapas.

Para potenciar la comunicación, síncrona o asíncrona en la empresa, en maab te ofrecemos la solución más completa para gestión, comunicación y administración estratégica de despachos contables, pregunta sin compromiso por información y con mucho gusto te atenderemos.

¡Hasta la próxima!

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